Biuro Dyrektora to centrum operacyjne Instytutu IMol. Pod kierunkiem prof. Agnieszki Chacińskiej, Dyrektor IMol powołujemy nowe grupy badawcze i nieustannie się rozwijamy. Nasi badacze otrzymują prestiżowe granty, a nad doskonałością naukową prowadzonych przez nas badań czuwa Rada Naukowa kierowana przez prof. Victora Ambrosa, Laureata Nagrody Nobla 2024. Obecnie poszukujemy doświadczonego Kierownika, który wesprze Dyrektor IMol, zarówno w jej zadaniach statutowych jak i bieżących działaniach administracyjno-operacyjnych.
OPIS TWOICH PRZYSZŁYCH OBOWIĄZKÓW:
Co będziemy wspólnie robić i czego od Ciebie oczekujemy?
1. Kierowanie pracą zespołu Biura Dyrektora Instytutu:
Udział w strategicznych działaniach Biura; Zapewnienie sprawnej organizacji pracy, wsparcie w zadaniach, motywowanie oraz rozwój 2 członków zespołu; Monitorowanie priorytetów i wspieranie w podejmowaniu decyzji, szczególnie w kwestiach związanych z funkcjonowaniem Biura;
2. Koordynacja współpracy z innymi działami Instytutu:
Pozyskiwanie danych do raportowania i ich przetwarzanie; Monitorowanie zadań wspólnych Dyrektora, Zastępców Dyrektora oraz innych działów;
3. Wsparcie administracyjne Dyrektora Instytutu:
Współpraca z Dyrektorem przy identyfikowaniu kluczowych tematów, samodzielne zgłaszanie spraw wymagających zaangażowania Dyrektora oraz skuteczne delegowanie zadań; Zarządzanie harmonogramem spotkań, wyjazdów służbowych, konferencji, wizyt gości i innych wydarzeń; Ustalanie priorytetów spotkań, dbanie o optymalizację czasu Dyrektora i reagowanie na zmieniające się potrzeby;
4. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna:
Aktywna współpraca z zespołem anglojęzycznych pracowników i zewnętrznych współpracowników oraz zapewnienie płynnej komunikacji między Dyrektorem a pozostałymi pracownikami Instytutu; Koordynacja działań związanych z komunikacją zewnętrzną;
5. Zarządzanie dokumentami i korespondencją:
Koordynacja prac związanych z archiwizacją dokumentacji, korespondencji oraz materiałów związanych z działalnością Dyrektora; Dbanie o poprawność i terminowość w obiegu dokumentów.
Jeżeli spodobał Ci się Twój nowy zakres obowiązków, to przejdźmy do naszych oczekiwań względem Ciebie.
WIEDZA I UMIEJĘTNOŚCI, KTÓRYCH SZUKAMY:
Kogo szukamy? Jaka wiedza i umiejętności wesprą nasz zespół?
- Doświadczenie zawodowe: minimum 3 lata doświadczenia na stanowisku kierownika, koordynatora lub innej podobnej roli, wymagającej samodzielności, zarządzania procesami lub ludźmi;
- Biegła znajomość języka angielskiego: wysoka biegłość w komunikacji w języku angielskim (pisemnej i ustnej), ze względu na międzynarodowy charakter zespołu oraz wewnętrzną komunikację w tym języku.
- Doskonała znajomość języka polskiego;
- Umiejętności organizacyjne: doskonała organizacja pracy własnej i zespołu, umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie, umiejętność ustalania priorytetów i podejmowania decyzji w dynamicznym środowisku;
- Samodzielność, odpowiedzialność i umiejętności decyzyjne: umiejętność samodzielnej realizacji zadań i podejmowania decyzji, w tym delegowanie zadań członkom zespołu, wysokie umiejętności analityczne i zdolność do szybkiego przetwarzania informacji;
- Komunikacja interpersonalna: elastyczność w dostosowywaniu stylu komunikacji do różnych osób i sytuacji;
- Dokładność i odporność na stres: wysoka dbałość o jakość i szczegóły, umiejętność zachowania profesjonalizmu oraz wysokich standardów komunikacji w dynamicznym i wymagającym środowisku pracy;
- Znajomość narzędzi biurowych i technologii: bardzo dobra znajomość Google Workspace, MS Office (Word, Excel, PowerPoint) oraz narzędzi do zarządzania projektami i spotkaniami (Zoom, MS Teams, Trello).
Mile widziane
Znajomość specyfiki pracy w instytucjach naukowych oraz rozumienie, jak administracyjne zadania mogą być powiązane z celami naukowymi i badawczymi instytutu;
Doświadczenie w prowadzeniu strony firmowej, mediów społecznościowych oraz odpowiedzialność za komunikację zewnętrzną.
TO OFERUJEMY:
Co możemy Ci zaoferować?
- Stabilne zatrudnienie w renomowanym Instytucie PAN o ugruntowanej pozycji międzynarodowej;
- Możliwość rozwoju zawodowego i poszerzania kompetencji w dynamicznym, wielokulturowym środowisku naukowym;
- Współpracę z międzynarodowym zespołem oraz możliwość rozwoju w obszarze nauki i administracji;
- Atrakcyjne warunki zatrudnienia i możliwość realizacji samodzielnych zadań;
- Prywatny pakiet medyczny, Multisport, PPK, możliwość skorzystania ze wsparcia w ramach ZFŚS;
- System wynagradzania oparty na wynagrodzeniu zasadniczym oraz dodatku stażowym, który pozwala na stopniowy wzrost wynagrodzenia wraz z doświadczeniem zawodowym;
- Pracę zdalną 1 dzień w tygodniu (w pozostałe dni będziesz mieć przyjemność pracować z inspirującym zespołem ludzi pełnych pasji, w nowoczesnym biurze, w sąsiedztwie imponującego laboratorium).